株式会社EPコンサルティングサービスさまは、会計・税務、給与計算・社会保険事務を中心に、企業のバックオフィス業務を支援するアウトソーシングサービスを展開しています。外資系企業への対応や、複数の専門法人を併設したワンストップ支援など、専門性の高い体制を強みとする一方で、社内の管理部門は少人数体制という状況でした。

そうしたなかで、導入済みのタレントマネジメントシステムを十分に活用しきれていないことが課題となり、ワークフロー機能を活用したペーパーレス化を進めたいと考えるようになったといいます。しかし、設定や運用設計を社内だけで進めるにはリソースが足りず、フリーランス活用を選択されました。

今回は、代表取締役社長の野崎さま、管理本部 スーパーバイザーの鈴木さまに、フリーランス活用の背景と実際の課題解決、成果について伺います。

フリーランス活用を選択した背景について

貴社のビジネスモデルを教えてください

野崎さま：当社は、企業のバックオフィス業務を中心としたアウトソーシングサービスを提供しています。主に、「会計・税務」、「給与計算・社会保険事務」の2領域を軸に事業を展開しています。

当社は約25年前に、EY税理士法人のアウトソーシング部門が分社化して設立された背景があり、外資系企業のお客様が半数以上を占めています。そのため、バイリンガル対応が可能な点も特徴の一つです。また、SPC（特別目的会社）の経理業務に対応できる、数少ないアウトソーシング会社でもあります。

さらに、税理士法人EOS、社会保険労務士法人EOS、行政書士法人EOSの3法人を併設しており、アウトソーシング会社単体では対応が難しい領域もカバーできます。バックオフィス業務をワンストップで支援できる点が、当社の大きな強みです。

組織体制や規模を教えてください

野崎さま：全体で100名超の社員が在籍しています。アカウンティング部門が約60名、HR部門が約45名で、管理部門は鈴木を含めた2名体制です。

どのような課題があったのですか？

野崎さま：導入済みのタレントマネジメントシステムを、より活用していきたいという課題がありました。特に、ワークフロー機能を活用してペーパーレス化を進めたいと考えていました。

社内でも設定は可能ですが、管理部門のリソースが限られており、自分たちだけで進めるのは難しい状況です。システム提供会社への相談も検討しましたが、一括で依頼するよりも、運用しながら調整していきたいという意向もあったのです。

そこで、外部の方の力を借りる方向で検討しました。

なぜフリーランス活用という手段を選択したのですか？

野崎さま：もともとHajimariとは接点があり、アカウンティング領域の人手不足について相談していました。その流れで、タレントマネジメントシステムの活用についても相談したところ、適した候補者をご提案いただけたのがきっかけです。

他の採用手段は特に検討せず、最初からフリーランス活用が適していると考えていました。

Hajimariへどのような人材をオファーしたのですか？

野崎さま：タレントマネジメントシステムの設定経験がある方をオファーしました。ワークフローを変更する際には、プロファイルブックとの連動なども必要になるため、その両方を担える方であれば安心して任せられると考えていました。

鈴木さま：加えて、柔軟性も重視しています。他社事例を踏まえた提案をいただけることや、今後の状況変化にも対応できること、といった点も重要なポイントでした。

株式会社EPコンサルティングサービスさまへ参画したフリーランス

M.Kさん
50代
不動産会社、人材会社、監査法人を経てフリーランスへ転身
2014年よりフリーランスとして活動。人事・総務・労務領域を中心に、HRテック導入、人事制度設計、労務管理、D&I推進などを担当。これまで複数社において人事システムの選定・導入から運用設計、定着支援までを担い、組織の生産性向上や人事管理の最適化に貢献。タレントマネジメント領域に関する認定資格を有し、基礎操作から運用フロー設計、社内展開・教育まで一貫して対応。

フリーランス活用の成果について

M.Kさんにはどのようなポジションで入ってもらいましたか？

鈴木さま：タレントマネジメントシステムの設定およびペーパーレス化推進を目的に、私の所属する管理部門へご参画いただきました。

これまで、住所変更や通勤経路の変更などの各種届出は紙で運用していましたが、ワークフロー化により電子申請と上長閲覧が行える形へ移行しました。従来は回覧が十分に行えていなかったため、上長への共有まで含めた運用フローの構築をお願いしました。

M.Kさんはどんな方でしたか？

野崎さま：システムに詳しいだけでなく、人事コンサル領域の知見も豊富で、広い視野から助言をくださる方です。

ペーパーレス化というミッションがあるなかで、単に既存業務を置き換えるのではなく、当社に合った形を前提に、積極的に提案しながら進めてくださいました。

M.Kさんにどのように課題解決を進めてもらいましたか？

鈴木さま：経験が豊富な方だったため、初期段階から進め方の提案をいただきました。ワークフロー設計にあたっても、法改正により不要となっている項目が残っている点などをご指摘いただき、より適切な形への改善提案をしてもらい非常に助かりました。

対応も柔軟かつスピーディーで、こちらからの質問にも的確にご対応いただいています。実現が難しい場合でも代替案を複数提示してくださるなど、M.Kさんのおかげで安心して進めることができました。

M.Kさんが参画した成果はどうでしたか？

鈴木さま：9月にご参画いただき、11月には理想の状態まで仕上がっていました。想定よりも早いペースで進行でき、リリース予定時期に向けて十分なテスト期間も確保できました。当初予定していた通り、12月のリリースにも無事間に合い、現在は実運用に移行しています。

社員数がそこまで多くないため、ワークフローの利用頻度自体は多くありませんが、実際に利用した社員からはスムーズに完了できたという声もあり、操作方法に関する問い合わせもほとんどありませんでした。

フリーランス活用という手段について

フリーランス活用において不安に感じることはありましたか？

鈴木さま：管理部門でフリーランスを活用するのは初めてでしたが、大きな不安はありませんでした。面談の時点で、信頼できそうな方だと感じていたのが安心材料になったと思います。

野崎さま：普段から正社員採用の面談や面接を行っていますが、それと比較して、フリーランス活用のほうがリスクは低いと感じました。良ければ継続してお願いできますし、お互いに合わないと感じた場合は無理に続ける必要もないと考えていたため、不安はほとんどありませんでした。

鈴木さま：今回はシステムに関する話ではありましたが、人事の根幹に接する部分でもあり、社員全体を巻き込むことになります。そのため、強いて挙げるとすれば、仮に認識にズレが生じた場合、後工程の自分が困るのではないかという不安はありました。

ただM.Kさんがとても話しやすい雰囲気の方で、丁寧かつテンポよくやり取りができ、キャッチアップもスムーズだったため、早い段階で不安は解消されました。

プロパートナーズを活用してみていかがでしたか？

野崎さま：コスト面については、仮に単価が高く感じられたとしてもスピード感を持って進めてくださるので、短期間でも依頼できる点が魅力だと感じました。たとえば派遣の場合、1か月単位での契約が前提になることも多く、結果的に総額が大きくなりがちです。その点、必要な期間だけ依頼できる点は大きなメリットだと思います。

鈴木さま：知識は自分で調べれば分かる部分もあるかもしれませんが、業務の合間に十分な時間を確保するのは難しいのが実情です。経験や知見のあるM.Kさんにご参画いただいたことで、自分は他の業務に時間を割くことができ、プロに任せることで全体の所要時間も短縮できたと感じています。

現在もメンテナンスや改善を継続して対応いただいており、実現方法の相談にも乗っていただけるほか、修正対応もスピーディーです。時間面の負担が大きく軽減されており、フリーランス活用を選んでよかったと感じています。

株式会社EPコンサルティングサービスさまにとってフリーランス活用という手段とは？

鈴木さま：今回のケースでは、私たちに知見のない領域についてプロの力を借りることで、より実現性の高い形で業務改善を進めることができました。

人事・総務領域においても、すべてを網羅的に担える人材は多くありません。不足している専門性を補うという意味で、外部のプロに入ってもらうことで、法令対応なども含めた実務の精度を高められると感じています。

野崎さま：フリーランスであれば必要な時間に絞って依頼できます。限られた時間のなかで効率よく支援してもらえる点は、コストと時間の両面で合理的な選択だったと感じています。

現実的で柔軟な選択肢としてのフリーランス活用

株式会社EPコンサルティングサービスさまは、管理部門の限られたリソースという制約のなか、専門性が求められるタレントマネジメントシステムの運用設計をフリーランスに任せることで、想定以上のスピードでペーパーレス化を実現しました。単なる設定作業の外注にとどまらず、自社に合った形で業務フローを見直し、運用まで見据えた設計ができた点は、大きな成果といえます。

また、必要な期間・必要な領域に絞ってプロの知見を取り入れられる点は、コスト面・時間面の双方において合理的でした。社内にノウハウがない領域ほど、無理に内製化しようとするよりも、外部の専門家を柔軟に活用することで、結果的に全体の生産性を高められるケースもあります。

フリーランス活用は、管理部門の業務改善やDX推進を進める企業にとって、現実的かつ再現性のある選択肢といえるでしょう。